Электронные трудовые книжки Алгоритмы перехода

В 2020 году в России начата постепенная замена трудовых книжек на электронные (ЭТК). Процедура перевода обусловлена внесением поправок в Трудовой Кодекс РФ согласно ФЗ No 439-ФЗ от 16.12.2019 в целях осуществления национальных задач в рамках проекта «Цифровая экономика». Давайте более подробно рассмотрим электронная трудовая книжка что это, плюсы и минусы, достоинства и недостатки.

Многолетний опыт ведения на предприятиях трудовых книжек определённой формы показывает возникновение множества трудностей по правильности и точности внесения в них данных на протяжении всей деятельности человека, что во многих случаях приводит к осложнениям при взаимодействии с ПФР и при оформлении пенсии.

В чём преимущества перехода на ЭТК?

Предприятия получили право в электронном формате онлайн вносить в ЭТК все данные о трудовом стаже своих работников. Электронный документооборот приносит выгоду и упрощает работу не только организациям и ПФР, но и самому работнику и разным организациям, которым по многим причинам требуется информация о трудовой занятости человека.

Электронный документ обладает рядом достоинств:

1. Обеспечить сохранность данных о стаже в электронном виде доступном ограниченному кругу лиц.
2. Сведения, заложенные в электронном виде, хранящиеся на сервере невозможно потерять.
3. Исключается уничтожение или массовое исчезновение документов при катаклизмах, таких как пожар, кража сейфа, затопление или других ЧП.
4. Работодатель через сервер ПФР или работник при входе в личный кабинет в МФЦ получают доступ к ЭТК в онлайн-режиме.
5. Исключается мошенничество, подделка и внесение фиктивных данных в ЭТК.
6. Работники освобождаются от затрат на приобретение бумажной формы трудовых книжек.
7. Работодателю не нужно вручную оформлять, постоянно заполнять данные и хранить бумажные формы книжек в сейфе.
8. Становится бессмысленной отчётность между кадровыми работниками и бухгалтерией.
9. Перед трудоустройством человека работодатель имеет возможность проверить данные о его деятельности на протяжении всего трудового стажа.

Важно! На официальном сайте ПФР в разделе ЭКТ сайте даётся разъяснительная информация по всем актуальным вопросам.

Какие данные заполняются в ЭТК?

Сведения о трудоустройстве работника указываются в ПФР в разделе личного, индивидуально заведённого лицевого счёта по следующим позициям:

• наименование страхователя с указанием регистрационный номер работника;
• полное название предприятия и возможное впоследствии его переименование;
• На какую должность принят работник, его специальности по профессии, а также о степени трудности выполняемой деятельности;
• сведения о датах зачислен и увольнении, а также о переводах;
• причина увольнения и расторжения договора.
• Указывается номер приказа, распоряжения и другие реквизиты при оформлении каждой записи в ЭТК.

Важно! В ЭТК не заполняется информация о поощрениях и наградах.

Какой период установлен для перехода

Чтобы предприятия провели мероприятия по подготовке к переводу учёта на ЭТК весь алгоритм будет осуществляться плавно, поэтапно.

Первый этап в 2019 году — подготовительный

• руководители изучали информацию о внесении поправок в ТК РФ и законы;
• проанализировали новые нормы и акты и вели разъяснительную работу по вопросам ЭТК.
• в письменном виде приказ донесли до каждого работника под подпись, что уже с 2020 г. будут изменения и информация о персональном стаже направляется в ПФР по личному заявлению, желающего;

• на предприятиях уведомили работников, что с 1 января 2021 года, для вновь принятых на работу традиционные трудовые книжки отменяются, а будут оформляться и хранится в электронной форме.

Второй этап в 2020 году— переходный

• до 01.01.2020 года все сотрудники пишут заявление о выборе одного из способов содержания трудовой книжки;
• предприятия передают в ПФР сведения о стаже работников в рамках отчётности по новым формам;
• в ЭТК сведения о трудовой деятельности будут передаваться в ПФР с одновременным введением бумажных форм у тех работников, кто пожелал письменно их оставить;
• для организаций определена ежемесячная периодичная отчётность для передачи до 15-го числа каждого месяца;
• для тех сотрудников, кто написал письменное заявление на учёт по ЭТК, старые трудовые книжки передадут на личное хранение.

Важно! Для работников, выбравших продолжение заполнения данных в традиционной бумажной форме предоставлена возможность в дальнейшем письменно изменить способ учёта на электронный. Для выбравших ЭТК перейти на бумажную форму не получится.

Последний этап в 2021 год завершающий

• До 1 января 2021 года работники, имеющие желание сохранения записей в ТК по старому образцу, пишут на имя руководителя личное заявление;
• Для всех вновь принятых на работу сведения о стаже будут передаваться только в ЭТК.

Важно! Перенос существующих сведений с традиционных книжек на ЭТК не предусмотрен.

Как обеспечена информационная безопасность ЭТК?

Все данные о трудовом стаже сотрудников предприятие передаёт на учёт и хранение в ПФР. Для этого будут задействованы специальные информационные сервера фонда.

• работодатели не будут устанавливать на своём оборудование специальные программы для хранения ЭТК;
• для передачи отчётности в ПФР предприятия используют средства передачи данных по линиям связи и программы, такие как Контур.Бухгалтерия.
• обеспечение информационной безопасности ЭТК возложена на ПФР, имеющий огромный опыт по надёжной защите клиентских персональных данных.

Кто будет иметь доступ к сведениям

1. Сведения из ЭТК будут доступны работнику, который зарегистрирован на сайте ПФР или на портале госуслуг. Достаточно набрать свои логин и пароль зайти в личный кабинет.
2. Работодатель может запросить у нового сотрудника выписку о стаже в распечатанном виде.
3. Доступ к данным имеют работники МФЦ с подтверждением граждан, которым необходим для оформления услуг, со сведениями о периодах трудовой деятельности.

Заключение

Электронные трудовые книжки (ЭТК) позволят добиться достоверности информации о трудовом стаже и обеспечить хранение данных работников в одном месте. Это даёт возможность разным службам дистанционно взаимодействовать как по вопросам трудоустройства, так и для оформления пенсий в ПФР, согласно созданного для каждого человека лицевого счёта.

Внимание! В данной статье информация могла устареть! Для уточнения информации заполните заявку ниже и квалифицированный юрист поможет решить вашу задачу или позвоните по телефонам указанным на сайте. Консультация или звонок бесплатно